Με τη νέα απόφαση 25548/25-09-2026 καθορίζεται η διαδικασία για την ηλεκτρονική τήρηση του Βιβλίου Υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) της Επιθεώρησης Εργασίας.
Η απόφαση τίθεται σε ισχύ από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, στο ΦΕΚ Β΄ 5833/28-09-2026.
Τι αλλάζει
Το ειδικό βιβλίο υποδείξεων τηρείται πλέον ηλεκτρονικά για κάθε επιχείρηση μέσω του ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας.
Σε αυτό, ο Τεχνικός Ασφάλειας και ο Ιατρός Εργασίας καταχωρίζουν ηλεκτρονικά τις γραπτές υποδείξεις και συμβουλές τους προς τον εργοδότη, ενώ ο εργοδότης δηλώνει επίσης ηλεκτρονικά ότι έλαβε γνώση των υποδείξεων.
Το ηλεκτρονικό βιβλίο διαχωρίζεται ανά κατηγορία καταχωρητή — Τεχνικό Ασφάλειας και Ιατρό Εργασίας — και περιλαμβάνει χρονικά διατεταγμένο ιστορικό των εγγραφών.
Ποιους αφορά
Η νέα διαδικασία αφορά:
- Τεχνικούς Ασφάλειας και Ιατρούς Εργασίας που πληρούν τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις και έχουν ενεργή ανάθεση καθηκόντων.
- Εξωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΞΥΠΠ).
- Εσωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΣΥΠΠ).
- Εργοδότες που έχουν υποχρέωση να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Τεχνικού Ασφάλειας ή/και Ιατρού Εργασίας.
Ποιοι εξαιρούνται
Η απόφαση δεν εφαρμόζεται στους εργοδότες που αναλαμβάνουν οι ίδιοι καθήκοντα Τεχνικού Ασφάλειας στην επιχείρησή τους, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις του άρθρου 502 του π.δ. 62/2025.
Πώς πραγματοποιείται η καταχώριση των υποδείξεων
Ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας εισέρχεται μέσω του προσωπικού του λογαριασμού στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και:
- επιλέγει την επιχείρηση για την οποία ενεργεί,
- δημιουργεί νέα εγγραφή στο ειδικό βιβλίο,
- καταχωρίζει υποχρεωτικά την ημερομηνία της σχετικής επίσκεψης,
- μπορεί προαιρετικά να επιλέξει μία ή περισσότερες κατηγορίες υποδείξεων,
- καταχωρίζει το κείμενο της υπόδειξης ή αναφέρει ότι δεν υπάρχουν υποδείξεις,
- μπορεί να αποθηκεύσει προσωρινά την εγγραφή πριν από την οριστική υποβολή και
- προχωρά στην οριστική υποβολή της.
Με την οριστική υποβολή, η εγγραφή λαμβάνει χρονοσήμανση (timestamp) και δεν μπορεί πλέον να διαγραφεί ή να τροποποιηθεί.
Τι πρέπει να κάνει ο εργοδότης
Για κάθε νέα καταχωρισμένη υπόδειξη, ο εργοδότης ενημερώνεται:
- μέσω ειδοποίησης στον λογαριασμό του στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και
- μέσω email.
Στη συνέχεια αποκτά πρόσβαση στην υπόδειξη και πρέπει να υποβάλει ηλεκτρονικά την επιλογή «Δήλωση λήψης γνώσης».
Η δήλωση αυτή είναι αμετάκλητη και η ημερομηνία και ώρα της καταγράφονται από το σύστημα. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, η σχετική εγγραφή χαρακτηρίζεται ως «Αναγνωσμένη».
Τι γίνεται σε περίπτωση λάθους ή συμπλήρωσης
Μετά την οριστική υποβολή, το κείμενο μιας υπόδειξης δεν μπορεί να τροποποιηθεί ή να διαγραφεί.
Εάν απαιτείται διόρθωση ή συμπλήρωση, δημιουργείται νέα εγγραφή τύπου «διευκρίνιση/συμπλήρωση», η οποία παραπέμπει στην αρχική υπόδειξη. Ο εργοδότης πρέπει και για τη νέα εγγραφή να δηλώσει ότι έλαβε γνώση.
Τόσο η αρχική όσο και η νέα εγγραφή παραμένουν στο ιστορικό, εξασφαλίζοντας την ιχνηλασιμότητα των καταχωρίσεων.
Πρόσβαση της Επιθεώρησης Εργασίας
Οι αρμόδιοι Επιθεωρητές Ασφάλειας και Υγείας έχουν τη δυνατότητα να αναζητούν και να προβάλλουν το ηλεκτρονικό βιβλίο ανά επιχείρηση, καθώς και να ελέγχουν τις υποδείξεις και εάν ο εργοδότης έχει δηλώσει ότι έλαβε γνώση.
Παράλληλα, οι χρήστες του συστήματος μπορούν να εξάγουν το βιβλίο ή μέρος αυτού, για παράδειγμα σε αρχείο PDF ή για εκτύπωση, με αναγραφή της ημερομηνίας και της ώρας εξαγωγής.
Κυρώσεις
Σε περίπτωση παραβίασης των προβλεπόμενων υποχρεώσεων εφαρμόζονται οι διοικητικές και, κατά περίπτωση, ποινικές κυρώσεις που προβλέπονται από τον Κώδικα Εργατικού Δικαίου.
Τι πρέπει να προσέξουν οι επιχειρήσεις
Η νέα διαδικασία μεταφέρει την τήρηση του ειδικού βιβλίου σε ηλεκτρονικό περιβάλλον, δημιουργώντας πλήρες ιστορικό των υποδείξεων και της λήψης γνώσης από τον εργοδότη.
Οι επιχειρήσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής θα πρέπει επομένως να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στις σχετικές ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις και στην έγκαιρη διαχείριση των υποδείξεων που καταχωρίζονται στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας.Η ομάδα της Στεροδήμα & Συνεργάτες παρακολουθεί τις εξελίξεις στην εργατική νομοθεσία και βρίσκεται στη διάθεσή σας για υπεύθυνη ενημέρωση και καθοδήγηση.